Como emitir uma nota fiscal? Tipos de notas e regras para cada uma

A emissão de notas fiscais é algo presente no dia a dia de qualquer pessoa que lida com a prestação de serviços e a venda de mercadorias. Graças aos certificados digitais, empresas e microempreendedores passaram a ter um meio simples de registrar, de modo eletrônico as suas operações, recolher impostos, acompanhar a venda de produtos e manter uma rotina fiscal organizada.

O que é nota fiscal?

A nota fiscal é um documento que tem como objetivo registrar a transferência de propriedade de bens ou um serviços prestados  de pessoas jurídicas para pessoas físicas. A nota fiscal destina-se também ao recolhimento de impostos nos casos em que há transação monetária, podendo ser utilizadas também na regularização de doações, transporte ou empréstimos de bens, ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa emissora. Sua não utilização caracteriza sonegação fiscal.

Nota fiscal

Atualmente, as notas fiscais eletrônicas substituem as antigas notas em papel (que ainda existem em alguns casos), deixando todo o processo muito mais fácil e rápido. Existem vários tipos de nota fiscal e a emissão delas depende do tipo de atividade de sua empresa.

Como emitir uma nota fiscal?

O seu contador é a pessoa indicada para tirar todas as suas dúvidas. De qualquer forma montamos uma passo a passo:

  • Verificar o cadastro de sua empresa: o tipo e a atividade de sua empresa é que vão definir quais notas fiscais você deverá emitir. Peça ajuda ao seu contador nesse sentido;
  • Ter um certificado digital: Para emitir notas fiscais eletrônicas é preciso uma assinatura digital que confirme a autenticidade e prove que foi sua empresa quem emitiu aquela nota;
  • Realizar o credenciamento na Secretaria da Fazenda: Para emitir nota fiscal de produto ou do consumidor é preciso estar cadastrado na Secretaria da Fazenda;
  • Ter um software emissor de nota fiscal eletrônica: È preciso ter um software para emitir as notas fiscais eletrônicas. Existem opções gratuitas e pagas, escolha aquela que melhor se enquadra em seu negócio.

Tipos de notas fiscais

Nota fiscal

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica é um documento digital, criado para substituir os modelos 1 e 1A. Ele auxilia negócios e consumidores a documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, ou seja, ela é a versão digitalizada de uma nota fiscal impressa e é capaz de substituir o uso tradicional.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O CT-e é um documento fiscal utilizado para o transporte de cargas. Ele é válido no envio de mercadorias por meios aéreos, ferroviários, fluviais e rodoviários, e foi criada para diminuir os problemas durante o transporte de mercadorias entre o remetente e o destinatário.

Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é utilizada para comprovar a prestação de serviços para uma empresa ou pessoa física. A sua criação foi realizada para substituir a emissão da Declaração de Serviço, que era exigida pelos municípios em todo o Brasil. A emissão da NFS-e é feita junto à prefeitura em que o CNPJ do prestador de serviços está registrado, e está atrelada principalmente ao recolhimento de impostos municipais, como o Imposto sobre Serviços Prestados (ISS).

Nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica foi criada para substituir a Nota fiscal de venda ao consumidor e o cupom fiscal. Ela não deve ser confundida com a NF-e de produtos e mercadorias, apesar das duas serem semelhantes. Sua emissão da é mais comum no varejo e no comércio. Ela é emitida, em geral, por locais como supermercados, farmácias, bares e restaurantes, etc.

Documento auxiliar de nota fiscal eletrônica (DANF-e)

O Danf-e é uma versão simplificada da nota fiscal eletrônica. Ela é enviada junto com a mercadoria durante o processo de entrega do produto, possuindo todas as informações básicas sobre o item em questão (dados como o emitente, o destinatário, valor da mercadoria e impostos recolhidos).

Darf

O Darf é um documento utilizado para o pagamento de débitos de caráter não previdenciário que estejam inscritos na Dívida Ativa da União. Ele é utilizado para pagamento de valores parcelados e para o pagamento de débitos previdenciários que estejam inscritos em DAU. Está dividida em Darf comum e Darf simples.

Nota fiscal

Regras para MEI

As regras para quem é Microempreendedor Individual (MEI) são diferentes. Por exemplo, quem é MEI pode emitir nota fiscal avulsa (solicitada diretamente à SEFAZ), ou avulsa eletrônica. MEI também estão dispensados de emitir nota fiscal quando vendem produtos para pessoas físicas.

O ideal é se informar com um contador antes de abrir seu negócio. Assim você saberá exatamente com quais notas fiscais terá que trabalhar e qual o procedimento para cada uma delas.


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