Gestão do tempo – 3 regras para encontrar tempo na agenda

Quem não acha que o dia precisaria ter mais do que 24 horas para conseguir colocar as tarefas em dia que atire a primeira pedra. De fato, saber controlar o tempo é uma habilidade complexa, mas que pode ser adquirida.

A gestão do tempo, se bem feita, é capaz de fazer o dia render muito mais e, para começar, basta seguir três regras. São elas:

  1. Tenha uma agenda;
  2. Planeje as suas atividades de forma estratégica;
  3. Respeite os horários.

Para entender como cumprir cada uma dessas etapas veja o passo a passo de como aplicá-las na sua vida partindo do zero:

Criar uma agenda

gestão do tempo

Criar uma agenda é a melhor forma de conseguir organizar as tarefas de uma forma estratégica. Saber onde encaixar cada um dos afazeres faz com que você economize muito tempo e ainda minimize o estresse diário.

Há uma série de agendas que podem ser utilizadas hoje em dia e essa decisão é bastante particular, afinal, não adianta forçar alguém a usar um aplicativo sendo que prefere muito mais folhear um caderno.

Quem está aberto para as possibilidades tecnológicas irá se surpreender com as funcionalidades de agendas gratuitas, disponíveis em sites ou aplicativos para celulares.

Com elas, é possível programar despertadores para te avisar que você precisa fazer uma transação ou participar de um evento. Para os esquecidos, esses serviços podem ser verdadeiros braços direitos.

A grande manha para conseguir fazer a agenda funcionar é criar o hábito de usá-la.

No livro do “A força do hábito – porque fazemos o que fazemos”, do repórter e escritor Charles Duhhig, fica fácil de entender como criar uma rotina ajuda a mentalizar as tarefas e economizar tempo para tarefas que devem ser automáticas, como fazer um pedido ou a conferência de um estoque.

Planejar as tarefas de forma estratégica

planejar tarefas

Milhares de livros criados por psicólogos, administradores e coaching possuem estratégias para a gestão de tempo tais como o BrERP ou do Pomodoro. Esses métodos criar regras que as pessoas devem seguir para conseguir garantir momentos de profunda atenção e foco no trabalho.

Essas alternativas podem ser excelentes para quem precisa de mudanças drásticas na rotina para conseguir fazer projetos saírem do papel.

Contudo, não é necessariamente seguir um método pré-estabelecido para conseguir planejar as tarefas de forma estratégica.

Na verdade, é possível gerenciá-las seguindo um passo a passo bem simples, que consiste em:

  1. Anotar todas as tarefas que você precisa fazer na semana tanto pessoais quanto profissionais
  2. Anotar a média de tempo que cada tarefa leva
  3. Organizá-las na agenda de forma estratégica, mesclando tarefas de vários níveis
  4. Incluir nos espaços livres as tarefas de aprimoramento a longo prazo como estudar,fazer um curso ou uma terapia
  5. Nunca trocar o lazer por outras atividades, afinal, ter tempo livre é importante para conseguir aliviar o estresse;
  6. Nunca acumular várias tarefas urgentes para o mesmo dia.Preferir deixar as tarefas para serem concluídas com, pelo menos, 3 dias de antecedência. Isso garantirá mais fluidez e mais qualidade de vida.

Caso perceba que a sua agenda tem muitas coisas para fazer precisará encontrar uma pessoas para quem delegar tarefas. Outra possibilidade é que você está se cobrando demais, incluindo muitas atividades, dentre as quais, constam algumas que podem ser procrastinadas para a próxima semana.

Respeite os horários

respeitar o tempo

A pontualidade é fundamental para uma gestão de tempo e, para muitos, é o respeito à agenda a parte mais difícil desse processo.

Ao definir espaços na agenda para ficar sem fazer nada ou dedicar-se para si mesmo não tem mais desculpa para fazer tarefas na hora errada: nada de ficar navegando pelas redes sociais quando deveria estar trabalhando  ou então resolver lavar as roupas no momento que tinha reservado para o estudo.

Caso perceba que está gastando muito tempo em vão, contudo, não se sente capaz de sanar essa dificuldade então pode ser uma boa ideia consultar um coaching, orientador ou psicólogo para te ajudar nessa questão. Aliás, isso não é um gasto a mais, e sim um investimento.

Com essas três regras de gestão de tempo é possível fazer o seu dia render até 48 horas. Na medida que o planejamento e organização se tornam hábitos você se força a pensar de forma estratégica, o que faz toda a diferença para aqueles que precisam aprender a conviver com uma agenda lotada.


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