Nota fiscal – Como emitir passo a passo: é obrigatória? Entenda como funciona

Toda a empresa, seja ela indústria ou comércio precisa emitir uma nota fiscal de venda quando alguma mercadoria  é vendida, o que consta como um dos direitos do consumidor. Além disso, também existe a nota de prestação de serviços, usada para aqueles que estão fazendo um trabalho para outra empresa.

Antigamente, todo o processo de preenchimento da nota era feito manualmente. Contudo, devido os avanços tecnológicos, a emissão do documento hoje é feita pela internet, no site da Secretaria da Fazenda do Estado ou com no portal do Microempreendedor Individual, para quem possui esse tipo de registro.

nota fiscal de venda

Como emitir nota fiscal de venda?

Tanto para emitir o documento para venda de produtos ou de serviços, a empresa precisa ter o certificado digital, ele serve para garantir que a operação é autêntica.Para conseguir o certificado, a empresa precisa estar devidamente habilitada, geralmente é o contador que cuida de toda essa burocracia.

Depois que tudo estiver regulamentado, o software de emissão de nota fiscal de venda pode ser utilizado em computares ou dispositivos móveis, desde que tenham conexão com a internet.

Veja as Informações que devem constar na nota fiscal de venda de mercadorias:

  • Dados da empresa remetente (razão social, endereço, CNPJ, telefone, inscrição estadual);
  • Dados do destinatário (razão social, endereço, CPNJ, telefone, inscrição estadual;
  • Se o cliente for pessoa física, é preciso substituir os dados por ( nome, endereço, CPF e RG);
  • Forma de pagamento;
  • Natureza da operação (venda de produtos);
  • NCM ( é um número que identifica o produto), todos possuem essa nomenclatura;
  • CFOP ( código fiscal das operações);
  • CEST ( Código especificador da substituição tributária)
  • Nome, tipo e quantidade do produto;
  • Valor por unidade e total do produto;
  • Peso líquido e bruto;
  • Base de cálculo dos impostos;
  • Valor do frete e do seguro;
  • Valor total da Nota Fiscal;
  • Informações de frete;

Após o preenchimento da nota fiscal, é necessário fazer a transmissão ao fisco, é justamente nessa hora que precisa do certificado digital para assinar e validar as informações.

O  processo é simples e todo feito digitalmente clicando nos botões ” selecionar assinatura”, digitar a senha do certificado e ” confirmar”.

nota fiscal eletrônica como emitir

Toda a nota fiscal gera um arquivo XML que deve ser enviado ao cliente e também para a contabilidade. É fundamental que a empresa guarde todos os arquivos de notas emitidas e recebidas.

Existem diferenças entre a emissão da nota fiscal de venda de produtos e serviços?

Sim, de certo modo, a emissão da nota fiscal de serviços é mais simplificada. A empresa também deve estar liberada na prefeitura da sua cidade para conseguir o certificado digital e começar as operações.

Para conseguir isso, é fundamental acessar o site da prefeitura e preencher os dados solicitados para se credenciar.

Depois que tudo estiver certo, é só acessar o sistema da prefeitura e informar os dados da empresa (CNPJ e a senha), verificar se todos os dados cadastrais estão corretos  e pronto, já pode começar a emitir a nota fiscal de serviços da seguinte forma:

  • Informar o tomador dos serviços;
  • Informar a atividade desenvolvida pela empresa;
  • Dedução, caso existir;
  • Detalhamento dos serviços prestados;

Note que, para emitir a nota fiscal de vendas de serviços, não é necessário baixar nenhum software, isso e feito diretamente no site da prefeitura da cidade onde o estabelecimento está registrado.

A nota fiscal de venda é obrigatória?

Sim, todas empresas, sejam elas de venda de mercadoria ou de serviços precisam registrar suas operações para fins de tributação.

A exigência é regida pelas leis estaduais que fazem a fiscalização de todas as trocas comerciais de produtos e serviços.

No entanto, as notas fiscais de vendas no varejo, ou seja, direta ao consumidor, são emitidas na hora da venda, em forma de cupom fiscal, ou seja, não são geradas no sistema de notas fiscais eletrônicas, mas, possuem a mesma validade.

É por meio desse registro que a base dos impostos de cada empresa é calculada para posterior pagamento.

No ato de abertura da empresa, um profissional da contabilidade deve fazer as orientações necessários ao empresário à respeito da emissão da nota fiscal de vendas.


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