Nota Fiscal Eletrônica – Guia Completo de Como Funciona

Atualmente, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) tornou – se uma realidade de muitas empresas brasileiras. Essa é uma tecnologia que favorece o processo de emissão da nota fiscal, e permite que o documento seja consultado na internet e diminui custos com papel.

Mas o que é realmente uma Nota Fiscal Eletrônica? O que muda comparado ao modelo tradicional? Quais são as principais vantagens da nota fiscal eletrônica? Abaixo respondemos essas perguntas sobre NF-e para você.

Nota fiscal eletrônica

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

No sistema tradicional de nota fiscal ocorre da seguinte maneira: a organização emite uma nota em papel: uma via vai para o consumidor, uma via fica na organização e a terceira é encaminhada para o contador registrá-la no fisco. Se faz uso de um papel específico, a nota fiscal. No caso da NF-e, a nota de papel é somente um comprovante e pode ser impresso quantas vezes se quiser. O importante é o arquivo que foi enviado eletronicamente, pela empresa para o fisco estadual.

Como funciona a Nota Fiscal Eletrônica?

O funcionamento é simples. A empresa que fez a venda emite eletronicamente um arquivo em XML, o assina digitalmente e passa para a Secretaria de Fazenda Estadual. O Fisco realizará a pré-validação da nota, aprovando a operação comercial e consentindo que a empresa imprima, em papel A4. O documento que acompanha o trânsito da mercadoria e facilita a consulta é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

A Receita Federal atua como o repositório nacional das NF-e. Empresas e clientes, a partir do número registrado no DANFE, consultam a nota e imprimem quantas vezes forem necessárias.

Vantagens da NF-e

Nota fiscal eletrônica

Uma das vantagens da nota fiscal eletrônica é a facilidade para armazenar. No modelo de papel é preciso armazenar todas as notas até o prazo decadencial, o que dificulta a consulta e concentra documentos. Assim, o NF-e é mais barato e mais acessível.

O sistema objetiva a redução fraudes, já que o registro e a pré-aprovação são online, necessitando da validação das Secretarias de Fazenda de cada estado. A NF-e torna mais fácil a transmissão de informações entre os fiscos estaduais, reduzindo as fraudes interestaduais. A diminuição de fraudes aumenta a arrecadação sem aumento da carga tributária, sendo mais uma vantagem dessa forma de nota fiscal.

Passo a passo de como emitir a NF-e

1. Saiba qual tipo de nota sua empresa emite

O tipo de nota depende do que você precisa formalizar. As notas podem ser de:

  • Produto: para bens e mercadorias, de compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação etc;
  • Serviço: para prestação de serviços;
  • Consumidor: o cupom fiscal, no caso de venda direta sem identificação do comprador, no varejo.

2. Verifique o cadastro fiscal de sua empresa

Seu contador é a pessoa certa para auxiliar e orientar você no momento de compreender o cenário, o tipo de nota que deve ser emitida etc.

3. Adquira um certificado digital

Para ter validade jurídica, a nota fiscal eletrônica precisa ter uma assinatura digital, confirmando sua autenticidade e provando que foi a sua empresa que emitiu a nota. Você deve adquiri-lo com uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

Nota fiscal eletrônica

4. Faça o credenciamento na Secretaria da Fazenda

Para emitir notas de produto ou do consumidor, você precisa se cadastrar para emitir a nota fiscal eletrônica na Secretaria de Estado da Fazenda onde sua empresa está instalada. Para nota de serviço, o cadastro é feito na prefeitura do seu município. O cadastro é simples, porém varia de um local para outro, é aconselhável que você sempre busque orientação de um contador.

Inicialmente escolha a modalidade de credenciamento “Em homologação”, assim suas notas ainda não serão mandadas oficialmente, só apenas como um teste até que você receba o treinamento adequado e consiga emitir a NF-e. Quando você estiver apto, basta mudar a opção de credenciamento para “Em produção”.

5. Utilize um software emissor de NF-e

Para a emissão é necessário usar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Essa opção substitui o emissor gratuito. Tem muitos sistemas gestores que emitem NF-e a custos menores no mercado, e que não precisam desse trabalho extra. Basta pesquisar um que esteja adequado às condições de sua empresa. É um investimento que vai valer a pena.


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